Coût d’une exposition à un salon européen

Exposer aux salons européens de l’industrie des spiritueux est une occasion importante pour les entreprises d’améliorer leur visibilité et d’entrer en contact avec les professionnels du secteur. Ces événements sont cruciaux pour le réseautage et la génération de ventes au sein d’un secteur compétitif. Cependant, l’engagement financier requis pour la participation est substantiel, englobant des coûts directs tels que la location et l’installation du stand, ainsi que des dépenses indirectes telles que les voyages, l’hébergement et les frais d’expédition.

Les principales dépenses comprennent la location de l’espace du stand, qui peut varier considérablement en fonction de l’emplacement et de la taille, les coûts totaux pour un stand standard de 5×5m allant de 14 000 à 20 000 dollars (y compris les vols, les hôtels et les dépenses).

Éléments de coût

• Frais de location et d’installation du stand : La dépense la plus importante pour les exposants est la location du stand, qui peut varier considérablement en fonction de la taille, de l’emplacement et du type de stand. Les emplacements de choix ont tendance à être plus chers. Par exemple, un stand de 5 m × 5 m peut facilement coûter entre 7 000 et 10 000 dollars, tandis que les stands situés dans des zones d’événements très fréquentées peuvent facilement dépasser ce prix. Les coûts de conception et de construction peuvent ajouter 20 à 50 % aux frais de location de base. Les stands sur mesure, conçus pour être uniques, peuvent aller de 5 000 à plus de 50 000 dollars en fonction de leur complexité et de leur taille.
  
  
• Technologie et équipement : L’intégration de la technologie à ton stand peut améliorer l’engagement, mais elle alourdit aussi le budget. La location d’équipement audiovisuel de base, comme les moniteurs, peut aller de 200 à 500 dollars, tandis que les systèmes plus avancés comme les projecteurs et les configurations VR peuvent coûter entre 1 000 et 5 000 dollars.
  
  
• Matériel d’affichage et de marketing : Les coûts de production du présentoir, d’expédition et de logistique doivent également être pris en compte. Pour un stand typique, ces dépenses peuvent aller de 1 500 $ à bien plus de 6 000 $.
  
  
• Frais supplémentaires : Les exposants doivent également prévoir dans leur budget divers frais de service sur place. Il peut s’agir de frais d’entretien pendant l’événement, qui vont généralement de 100 à 500 dollars, et de frais d’installation spéciale pour les installations complexes, qui peuvent aller de 200 à 1 000 dollars. Les frais d’électricité et de Wi-Fi peuvent ajouter entre 100 et 500 $, tandis que les frais d’élimination des déchets et de nettoyage peuvent s’élever entre 100 et 300 $.
  
  
• Frais de personnel : Le personnel de ton stand est une autre dépense essentielle. Les coûts comprennent le recrutement, la formation, le transport et l’hébergement des employés. Une bonne planification est essentielle pour gérer efficacement ces dépenses. Le personnel temporaire pour l’événement est essentiel et peut coûter entre 1 500 $ et 3 000 $ par personne. De plus, la formation du personnel peut aller de 500 à 1 000 dollars par personne pour s’assurer qu’il représente efficacement la marque pendant le salon.
  
  
• Transport et expédition : Les frais de transport, y compris les vols internationaux, l’expédition du matériel et la logistique, peuvent représenter environ 30 % du budget total de l’exposition. Pour économiser sur ces dépenses, pense à réserver à l’avance, à regrouper les envois et à explorer d’autres options de transport. Par exemple, le vol transatlantique de trois membres de l’équipe peut coûter entre 1 500 et 3 000 dollars par personne. De plus, les frais de bagages des compagnies aériennes et les taxes d’hébergement peuvent ajouter des frais inattendus aux coûts de voyage, ce qui augmente encore le budget.
  
  
• L’hébergement et le transport terrestre : Un séjour de 3 à 4 jours dans un hôtel raisonnable coûtera entre 1 000 et 1 500 dollars par personne. En outre, un budget quotidien pour les taxis entre l’hôtel et le salon, ainsi que pour le transport vers l’aéroport, serait d’environ 200 à 300 dollars pour un séjour de 3 à 4 jours.
  
  
• Nourriture et boissons: Envisage au moins, 20 dollars pour le petit déjeuner, 40 dollars pour le déjeuner et 90 dollars pour le dîner, soit 150 dollars, par personne et par jour.

Répartition du coût moyen

Créons un aperçu approximatif, mais conservateur des coûts de plusieurs options d’exposition à un salon professionnel, pour les plus petites options. Nous ne tenons pas compte de la construction du stand, des échantillons et de leur logistique, de tout équipement supplémentaire (écrans), ni des représentants locaux, des barmans, des paquets de marketing. Dans les exemples ci-dessous, nous considérons :

• Stand moyen (emplacement non premium), y compris l’évacuation des ordures, l’électricité, etc.
• Vol : 1500 $ par personne
• Hôtel : 250 $ par personne et par jour
• Nourriture : 150 $ par personne et par jour
• Transport : 50 $ par équipe et par jour

Nous n’ envisageons pas de le faire :

• Envoi d’échantillons
• Visuels, impression, location de matériel
• Construction de stands sur mesure
• Les barmans, les hôtes + leur formation
• Efforts de marketing (avant et après le salon)
• Suivi des prospects et des distributeurs
• Envoi d’échantillons aux prospects et aux distributeurs

Stratégies de gestion des coûts

• Établir un budget réaliste : L’établissement d’un budget complet doit être la première étape du processus de planification. Ce budget doit inclure tous les coûts potentiels, tels que la location de l’espace du stand, le matériel promotionnel, l’envoi d’échantillons et les dépenses supplémentaires comme le mobilier et les faux frais. Un budget bien défini permet aux exposants d’allouer les ressources de manière efficace et de hiérarchiser les dépenses en fonction des objectifs stratégiques. Par exemple, investir davantage dans un emplacement de choix pour le stand, ou dans un présentoir qui attire l’attention, peut se traduire par une plus grande visibilité et un plus grand engagement lors de l’exposition.
  
  
• Explorer des options rentables : Les exposants peuvent économiser en optant pour des présentoirs modulaires, qui offrent une apparence professionnelle avec la flexibilité de s’adapter à divers espaces d’événements. Il y a souvent des mini-cabines disponibles, au prix d’une visibilité réduite et d’une zone peu fréquentée.
  
  
• Négociation et comparaison : Négocier avec les vendeurs pour des services tels que la conception du stand et la logistique est une autre stratégie efficace. En se concentrant sur la valeur et la qualité des services, plutôt que sur le prix le plus bas, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées qui s’alignent sur leur budget.
  
  
• Stratégies de réservation et de voyage à l’avance : Réserver les vols et l’hébergement longtemps à l’avance peut permettre de faire des économies. L’utilisation des transports en commun, au lieu des voitures de location ou des taxis, peut également contribuer à réduire les frais de voyage.
  
  
• Allouer des fonds pour les promotions : Les activités promotionnelles jouent un rôle clé pour stimuler l’engagement lors des salons professionnels, et il est conseillé de prévoir environ 5 % du budget global du salon pour le matériel promotionnel. Une sélection minutieuse d’articles promotionnels rentables peut assurer une visibilité durable de la marque tout en maîtrisant les dépenses. Par exemple, des articles utiles comme le merchandising de marque, ne servent pas seulement d’outils de marketing efficaces, mais sont également adaptés au budget. Une bonne planification, des commandes passées longtemps à l’avance, des négociations et des dépenses stratégiques sont essentielles pour obtenir un bon retour sur investissement dans cet environnement concurrentiel.
  
  
• Co-exposer avec d’autres marques réduira définitivement les coûts, tout en élargissant les possibilités de réseautage. En exposant avec Master Distillers, tu ne réduiras pas seulement tes coûts de 75 %.

Coûts cachés

• Voyage et hébergement : Les frais de voyage peuvent s’accumuler rapidement, en particulier lorsqu’on considère les vols internationaux et les choix d’hébergement. Les hôtels situés près des attractions populaires peuvent être jusqu’à 30 % plus chers que ceux situés plus loin, ce qui peut affecter le budget global du salon.
  
  
• Montage et logistique : Les coûts associés à la mise en place d’un stand de salon professionnel sont souvent sous-estimés. Le transport des marchandises d’un transporteur maritime au stand et vice-versa, comprend de multiples tâches, telles que le déchargement et la mise en place de l’exposition. Les entreprises doivent également prévoir un budget pour la manutention du matériel, qui implique la main-d’œuvre nécessaire pour gérer l’exposition une fois qu’elle est arrivée sur le lieu du salon.
  
  
• Technologie et connectivité : Un autre coût caché peut aller des frais d’accès à Internet sur le lieu de l’événement, aux scanners de badges, qui peuvent généralement varier de 50 à 150 dollars par jour. Ne pas inclure ces coûts dans le budget peut entraîner des dépenses inattendues qui grèvent les ressources financières pendant l’événement.
  
  
• Coûts de temps et d’opportunité : Le temps consacré à la planification et à l’organisation du salon professionnel peut également représenter un coût caché important. Les entreprises sous-estiment souvent les heures nécessaires à la préparation, mais aussi à la diligence raisonnable dans le suivi des prospects et des partenaires potentiels. Ce qui peut entraîner des pertes de productivité, car le personnel détourne le temps de ses tâches habituelles pour se concentrer sur les tâches liées au salon professionnel. Ce temps perdu peut avoir un impact financier direct, surtout si le personnel doit faire des heures supplémentaires, pour compenser son absence des responsabilités habituelles.

Notre recommandation

Si tu entres sur un marché, dépenser 10 000 à 20 000 dollars pour un seul événement est considérable. Ce budget pourrait être mieux alloué à l’étude de marché, à la co-exposition, au marketing, aux ambassadeurs de la marque, aux activations de la marque sur le marché et hors du marché, et même à la conservation d’un stock importé et dédouané dans la région, pour une livraison rapide et rentable des échantillons.

Oui, c’est de l’auto-publicité, mais il suffit d’investir 2000 à 3000 $ dans une co-exposition avec Master Distillers, d’envoyer des échantillons et de faire du merchandising. Nous organiserons tout, nous serons tes ambassadeurs de marque/agents de vente, nous préparerons des réunions avant l’événement, des suivis après l’événement, nous enverrons des échantillons et nous négocierons même des contrats pour toi.